WEB会議のメリットと注意点

WEB会議はインターネットが使えればどこでも参加できるので移動時間や費用を削減できるのが大きなメリットになります。複数の事務所や他社などの遠隔地にいる人と会議を行いやすくなるので便利です。テレビ会議と比べて複数の人が同時に資料に手を入れることができるので、共同作業にも適しています。ただし、運用上の注意点もあるので把握しておく必要があります。

まず、WEB会議はインターネットを使えるパソコンなどの端末を使って行うため、この端末にスペックが要求されます。スペックが不足していると資料の切り替えに時間がかかったり、パソコンがフリーズしてしまうなどのトラブルが起きてしまうので、参加者が使用する端末のスペックが十分であるか確認しておきましょう。インターネットを使用するので、回線の安定性も重要です。通常の利用では問題がなくても、WEB会議の参加者が多く、負荷が高くなると画像や音質に影響が出て会議の正常な進行が妨げられます。

実際に利用してみないと分からないこともありますが、回線速度に関しても不足がないか事前に確認しましょう。パソコンやインターネット環境に問題がなくてもマイクやスピーカーの性能が悪いとうまく聞き取りができなくなることがあるので、これらも性能の良いものを用意しておきましょう。通常の業務では使用しないものなので余計な出費になりますが、移動にかかる交通費や人件費を考慮すれば負担は小さなものです。